為規(guī)范公司采購人員為合作實(shí)體店采購計(jì)算機(jī)軟硬件及輔助設(shè)備批發(fā)相關(guān)產(chǎn)品的行為，明確流程、權(quán)責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動高效、透明、合規(guī)，并保障公司與合作方的共同利益，特制定本辦法。

一、 總則

1. 目的與適用范圍：本辦法適用于本公司所有采購人員，為其負(fù)責(zé)的、與合作實(shí)體店相關(guān)的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、外圍設(shè)備、存儲設(shè)備、各類正版軟件及技術(shù)輔助設(shè)備等批發(fā)采購業(yè)務(wù)。
2. 核心原則：采購活動須遵循“公開透明、公平競爭、公正擇優(yōu)、誠實(shí)信用、成本效益、合規(guī)合法”的原則，確保所購產(chǎn)品符合合作方需求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國家法律法規(guī)。

二、 采購流程規(guī)范

1. 需求確認(rèn)與計(jì)劃制定：

• 采購人員須與合作實(shí)體店指定對接人進(jìn)行充分溝通，明確其具體需求，包括設(shè)備型號、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、數(shù)量、預(yù)算范圍、交付時間、售后服務(wù)要求等，并形成書面《采購需求確認(rèn)單》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。

• 根據(jù)確認(rèn)的需求，制定詳細(xì)的《采購計(jì)劃書》，明確采購方式、潛在供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點(diǎn)等，報請部門負(fù)責(zé)人及公司相關(guān)管理層審批。

1. 供應(yīng)商選擇與評估：

• 原則上應(yīng)通過公開詢價、競爭性談判或招標(biāo)等方式選擇供應(yīng)商。對于長期合作、信譽(yù)良好的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，可按公司規(guī)定采用簡化流程，但須保留完整的比價或議價記錄。

• 供應(yīng)商評估應(yīng)重點(diǎn)考察其企業(yè)資質(zhì)、授權(quán)證明（特別是品牌代理資質(zhì)）、產(chǎn)品質(zhì)量、市場價格、供貨能力、技術(shù)支持和售后服務(wù)水平等。

1. 合同簽訂與訂單執(zhí)行：

• 確定供應(yīng)商后，須按照公司合同管理規(guī)定簽訂正式的采購合同或訂單。合同內(nèi)容應(yīng)清晰載明產(chǎn)品清單、規(guī)格、單價、總價、交付與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、保修條款、違約責(zé)任等。

• 采購人員負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行，督促供應(yīng)商按時保質(zhì)交貨，并協(xié)調(diào)物流運(yùn)輸至合作實(shí)體店指定地點(diǎn)。

1. 到貨驗(yàn)收與入庫：

• 貨物送達(dá)合作實(shí)體店后，采購人員應(yīng)會同合作方指定人員依據(jù)合同和《采購需求確認(rèn)單》進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收，核對數(shù)量、型號，檢查外觀及基本功能。涉及復(fù)雜設(shè)備或軟件的，可協(xié)調(diào)供應(yīng)商技術(shù)人員共同參與。

• 驗(yàn)收合格后，雙方簽署《到貨驗(yàn)收單》。合作方完成其內(nèi)部入庫或接收手續(xù)，并將驗(yàn)收單副本反饋至公司采購部門備案。

1. 付款申請與歸檔：

• 采購人員憑生效的合同、驗(yàn)收合格單據(jù)、供應(yīng)商發(fā)票等完整憑證，按照公司財(cái)務(wù)流程提交付款申請。

• 整個采購流程中的所有文件，包括需求單、計(jì)劃書、詢價記錄、合同、驗(yàn)收單、溝通記錄等，須及時整理歸檔，確保采購過程的可追溯性。

三、 采購人員行為準(zhǔn)則

1. 廉潔自律：嚴(yán)禁采購人員接受供應(yīng)商的任何形式的回扣、傭金、有價證券、貴重禮品或不當(dāng)利益輸送。嚴(yán)禁任何可能影響公正采購的私人關(guān)系介入。
2. 信息保密：對合作方的采購需求、預(yù)算信息及公司的采購策略、供應(yīng)商信息等負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給無關(guān)方。
3. 專業(yè)負(fù)責(zé)：應(yīng)不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)軟硬件產(chǎn)品知識，了解市場動態(tài)和技術(shù)發(fā)展趨勢，為合作方提供專業(yè)、負(fù)責(zé)任的采購建議。
4. 維護(hù)關(guān)系：作為公司與合作實(shí)體店的重要紐帶，應(yīng)積極溝通，及時反饋問題，維護(hù)良好的合作關(guān)系。

四、 特殊情形處理

1. 緊急采購：遇合作方緊急需求（如設(shè)備突發(fā)故障需緊急替換），可啟動快速采購?fù)ǖ溃潞箜氀a(bǔ)全審批和說明手續(xù)。
2. 退換貨與售后服務(wù)：采購人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理合作方提出的產(chǎn)品質(zhì)量問題、退換貨要求及合同約定的售后服務(wù)事宜，積極維護(hù)合作方權(quán)益。
3. 市場變化：如遇市場價格劇烈波動或產(chǎn)品更新?lián)Q代，應(yīng)及時與合作方溝通，協(xié)商調(diào)整采購方案。

五、 監(jiān)督與責(zé)任

1. 公司采購部、財(cái)務(wù)部及審計(jì)部門有權(quán)對本辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期檢查。
2. 對于違反本辦法規(guī)定的采購人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、通報批評、經(jīng)濟(jì)處罰、調(diào)離崗位直至解除勞動合同等處理；涉嫌違法的，將移送司法機(jī)關(guān)處理。
3. 因采購人員失職、瀆職或違規(guī)操作給公司或合作方造成經(jīng)濟(jì)損失的，須承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，由公司采購部負(fù)責(zé)解釋與修訂。